Vergiss' nicht auf den Ehrenschutz

Du fragst dich jetzt wahrscheinlich, was zur Hölle ein Ehrenschutz ist. Naja, diese Frage bekommen wir tatsächlich sehr oft gestellt, wenn wir mit Maturaballkomitees in diversen Meetings ihr Event durchbesprechen. Das Wort "Ehrenschutz" kommt ursprünglich aus dem alten Mittelalter. Damals gab es bei Veranstaltungen keinen Sicherheitsdienst, wie du ihn heutzutage auf jedem Event siehst, nein. Damals hatte jedes Schloss seine eigenen Ritter, die bei Veranstaltungen die Ehre des Adels vor externen Gefahren beschützt haben. Du merkst schon wie sich das Wort zusammengesetzt hat. "Ehre schützen" --> "Ehrenschutz".

Heutzutage versteht man unter Ehrenschutz jedoch was anderes. Man bittet gesellschaftlich anerkannte Personen (Politiker und Co.) darum, den Ehrenschutz für eine Veranstaltung zu übernehmen und damit das Event im Allgemeinen seriöser wirken zu lassen. Du wirst dich wahrscheinlich wenig dafür interessieren, deinen Maturaball "seriöser" wirken zu lassen. Um was es konkret geht - die meisten Politiker haben neben ihrem Gehalt zusätzlich einen finanziellen Topf, den sie zur "Erhaltung des eigenen Mandats" im jeweiligen Wahlkreis verwenden dürfen. Somit kann es sein, dass du mit ein paar einfachen Briefen mehr Sponsoring für deinen Maturaball rausholen kannst. Mach nicht den klassischen Fehler, vergiss' nicht auf den Ehrenschutz!

Spar nicht bei der Versicherung

Das Veranstaltungssicherheitsgesetz schreibt in Oberösterreich zum Beispiel vor, dass ein Veranstalter verpflichtend eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen muss. Es wird jedoch nicht erläutert, was diese Versicherung abdecken oder vor was sie den Veranstalter schützen sollte. In diesem Bereich kann man eine Versicherung schon ab 30,- € abschließen, du brauchst dir hier aber logischerweise nicht viel erwarten, falls es mal tatsächlich zu einem Schaden kommen sollte. Unsere Empfehlung, check dir eine Veranstalterhaftpflichtversicherung, die vor allem die Bereiche Mietsach- und Tätigkeitsschäden abdeckt. Solche Schadensfälle sind nämlich die häufigsten in der Eventbranche. Klar sind solche Versicherungen nicht die günstigsten, aber sie zahlen sich im Fall eines Schadens dennoch total aus.

Schau auf's Wechselgeld

Ein klassischer Fehler und auch ein Punkt auf den man gut und gerne mal vergisst, ist das Wechselgeld. Überleg dir, welche Bars dir gehören, wo deine Leute stehen und wer für deine Maturaballkassa Umsatz erwirtschaftet. Ebenso überleg dir, was du neben den Bars noch verkaufst, wie beispielsweise Tombolalose, eventuell hast du ein Schätzspiel vor Ort vorbereitet uvm.

Die Berechnung des Wechselgeldes wird von zwei wesentlichen Faktoren beeinflusst - Personal und Preise. Je mehr Personal du hast, desto mehr Geldtaschen bzw. Kassen benötigst du und somit auch mehr Wechselgeld, um alles bestücken zu können. Genauso macht es einen Unterschied, ob du "runde" Preise (4,- € zum Beispiel) oder verschiedene Preise hast (2,80 €, 3,90 €) da du hier ganz andere Sorten von Münzen benötigst.

Der größte Fehler liegt darin beim Wechselgeld zu sparen. Hast du auf deinem Event zu wenig Wechselgeld, wirst du automatisch auch weniger Umsatz generieren können.

Teamwork makes the Dream work

Am Anfang ist alles Friede, Freude, Eierkuchen - nicht falsch verstehen, wir wünschen dir und deinem Komitee vom ganzen Herzen, dass es auch so bleibt. Wie sagt man so schön? Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Es ist wichtig von Anfang an klare Regeln und Rahmenbedingungen in einer gemeinsamen Vereinbarung festzulegen, damit später der Platz für Diskussion gar nicht erst entstehen kann. Muss jeder bei allen Komitee-Sitzungen dabei sein? Was passiert, wenn jemand sitzen bleibt? Wie wird der Gewinn am Ende aufgeteilt? Diese und noch viele weitere Fragen müsst ihr euch kritisch im Team überlegen, beantworten und in einer Vereinbarung zusammenfassen.

Nicht mit dem Bauch denken

Uns ist bewusst, dass euch in gewissen Bereichen teilweise die Erfahrung fehlt, um richtige Entscheidungen treffen zu können. Doch versucht zumindest, Dinge objektiv und nicht subjektiv zu entscheiden. Vergleicht Äpfel nicht mit Birnen, sondern macht euch ein klares Bild über den Leistungsumfang beim Vergleich von Angeboten beispielsweise. Entscheidet nicht nach Emotionen oder Gefühlen, auch wenn das meist nicht ganz so einfach ist. Viele Fehler passieren nach dem "Das wird schon passen" - Prinzip. Vergesst nicht, ihr habt nur einen großen Abend.